El crecimiento de los activos TI de una empresa suele ser exponencial, por esta razón, el mayor reto es tener actualizado el inventario tecnológico durante todo su ciclo de vida empezando por su adquisición y mantenimiento y finalizando por su devaluación o eliminación.
Rastrear, detectar, almacenar información y reportar son las cuatro acciones que una solución de servicedesk debe realizar de forma automática para gestionar el inventario TI de forma eficiente.
Las grandes organizaciones no pueden permitirse la gestión de una cantidad ingente de activos de forma manual tanto por la falta de tiempo como de recursos técnicos. La recopilación en Excels infinitos de los datos sobre los activos no es la práctica más productiva para un departamento de TI.
Por ello, muchas empresas gestionan los activos TI desde el propio servicedesk aprovechando sus ventajas.
¿Cuáles son las ventajas de gestionar el inventario TI desde el propio servicedesk?
Resumen global de los activos de un solo vistazo
Conocer de un solo vistazo cómo se están aprovechando los activos de forma detallada, tanto del software (tipos, versiones o o actualizaciones) como del hardware (modelos, fecha de compra, sistemas operativos asociados o localización) y otros elementos de red agiliza la toma de decisiones.
Los activos son una parte importante dentro de la gestión de un departamento de TI ya que arrojan información que sirve para aprovechar los recursos tecnológicos de forma inteligente y productiva. Además una gestión automatizada de los mismos ayuda a tomar decisiones de manera anticipada para establecer una estrategia TI y de negocio a corto y largo plazo. Decisiones como la compra de nuevos activos por su devaluación o ampliación de servicios hasta la supresión de otros que ya no sean útiles para la empresa se agilizan conociendo de antemano la información detallada de cada activo.
Registro de toda la actividad relacionada con los activos
Si podemos registrar y vincular cualquier tipo de actividad generada en torno a un activo, por ejemplo, un cambios o una actualización, podemos tener un contexto más amplio a la hora de entender cómo está funcionando nuestro departamento a nivel de rendimiento, planificación y previsión de costes.
Asociar activos a un puesto de trabajo
La posibilidad de asociar los activos TI a un puesto de trabajo, desde el software hasta los elementos periféricos, asegura la agilidad en cualquiera de las acciones que se ejecuten en torno a ese puesto, ya que no hay que buscar de manera disociada los elementos que conforman el inventariado, sobre todo en grandes organizaciones que cuentan con miles de activos funcionando.
Vincular tickets, cambios TI, lanzamientos o contratos con un activo determinado
Si podemos asociar cualquier activo a una incidencia podremos tener la información en un mismo punto, información que podremos consultar y analizar con el fin de auditar qué tipo de incidencias son las más recurrentes y en qué tipo de software, hardware u otros elementos de configuración se están dando con mayor asiduidad.
Si asociamos los activos a los cambios TI y lanzamientos podremos probar y calcular de manera anticipada el impacto que tienen estos en los servicios TI tanto internos como externos. Si además podemos asociar los activos con cada uno de los contratos será más fácil conocer los vencimientos de garantías y licencias y estar al tanto de las renovaciones de cada uno de ellos de forma anticipada para mejorar la planificación del departamento de sistemas.
Informes sobre la gestión de activos
Los responsables de los departamentos de informática necesitan datos sobre el funcionamiento de los servicios TI que se ofrecen tanto internamente como a terceros para tomar las mejores decisiones.Desde el propio servicedesk se puede consultar la información sobre la gestión de activos con filtros como la marca o modelo, la localización, el estado o por la vinculación con las incidencias.
Como podéis ver cualquiera de estas ventajas hace que la gestión de activos desde el propio servicedesk incremente la productividad del departamento técnico y favorezca la planificación anticipada para una gestión óptima de los servicios de TI.
Desde Optima Solutions como partners autorizados de Frehservice, la solución cloud de servicedesk para la gestión TI de tu empresa, te invitamos a conocer cómo se gestionan los activos de manera sencilla.
