En los últimos años en las empresas se está dando prioridad a la cultura que fomenta la experiencia del empleado como usuario. El empleado comienza a valorar su relación y experiencia corporativa desde su incorporación. Por esta razón, los departamentos de RRHH cada vez tienen más en cuenta la mejora de procesos desde su selección, incorporación, formación y aplicación de políticas de conciliación y retención del talento para que el empleado se sienta integrado y comprometido.

En este caso, hablaremos de la importancia de la automatización en el proceso de incorporación y gestión de servicios asociados a un puesto de trabajo.

Cuando se produce una nueva incorporación a la empresa, el resultado será más ágil  si tenemos configurado un procedimiento automático en el que los responsables de RRHH puedan dar de alta la solicitud del nuevo usuario y compartir esa información con el responsable encargado de proveer los servicios necesarios para que el empleado pueda comenzar a trabajar lo antes posible.

La llegada de nuevos empleados implica que exista una buena coordinación entre departamentos  para que su experiencia de bienvenida sea exitosa.

Algunas de las soluciones de servicios de TI (ITSM) ayudan a coordinar el flujo de trabajo de los distintos departamentos  implicados en la gestión del servicio, además permiten la centralización y automatización de peticiones.Funciones que son extrapolables también a la automatización de los servicios que tienen que ponerse en marcha en torno a un nuevo puesto de trabajo desde RRHH.

En concreto, desde Optima Solutions te podemos dar a conocer y recomendar el software de servicedesk de Freshservice  y su nuevo módulo para la gestión de las incorporación de nuevos empleados.

El flujo de trabajo iniciado desde el departamento de RRHH se realiza a través  de un portal de autoservicio  donde se cumplimentan  a través de un formulario los datos del nuevo usuario (nombre del empleado, el departamento, fecha de incorporación…).

La información proporcionada por ellos se comparte automáticamente  con el  equipo de TI  encargado de realizar las acciones necesarias en torno al puesto de trabajo; Desde proporcionar una tarjeta de identificación o una dirección de correo electrónico hasta el acceso a aplicaciones relevantes para su desempeño en la organización.

La plataforma, además, inicia un proceso automático con el que el nuevo empleado recibirá un correo electrónico que le pedirá que complete el formulario de incorporación. Dicha información se comparte entre el departamento de RRHH y el administrador del servicio que esté autorizado.

Desde RRHH se pueden seleccionar en el propio servicedesk los elementos que desea proporcionar al empleado entro del catálogo de servicios, desde un kit de bienvenida corporativo a un móvil o cualquier otro servicio necesario.

Cuando hay varias  solicitudes de incorporación en curso la plataforma permite  visualizarlas  en una sola página y conocer el estado de las mismas para gestionar el proceso más ágilmente.

Además, cuando el empleado solicita un elemento de servicio, como el acceso a una aplicación o  la adquisición de  portátil, se envía un correo electrónico al responsable en el caso de que sea necesaria la aprobación. Si por el contrario, los servicios están estandarizados, la solicitud se tramita de forma automática sin más intermediarios para que el empleado lo gestione de forma sencilla y rápida.

En el servicedesk los tickets creados como resultado de la incorporación del empleado tendrán como fuente «Incorporación del empleado» y todas las solicitudes generadas por cualquiera de los departamentos implicados en el proceso se asociarán a los mismos.

Como veis, en la solución de Freshservice  la automatización de los servicios no solo está orientada al contexto tecnológico sino también a los servicios corporativos que desde RRHH son necesarios para que la incorporación de un nuevo empleado no se convierta en un proceso lento y farragoso. Porque un empleado contento desde el inicio es tu mejor prescriptor.

Si necesitas asesoramiento para gestionar un catálogo de servicios desde RRHH contáctanos AQUÍ

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